– Опять! Опять я не успел сделать все, что запланировал на сегодняшний день. Как же это надоело! Когда же я все начну успевать?!
Вас когда-нибудь посещали такие или другие по словоформе, но аналогичные по смыслу мысли? Если да, то эта публикация именно для вас. В ней мы рассмотрим основные ошибки, которые допускают люди, планируя свое рабочее расписание. Долгих вступлений не будет. Начнем!
Ошибка №1. Планируя рабочие задачи, вы держите все в уме
Именно поэтому вы не делаете за день все, что запланировали. И тут дело не только в том, что вы банально можете забыть, что хотели сделать то-то или вон то. Все куда проще. В уме сложно просчитать, сколько времени уйдет суммарно на все задачи с учетом:
– обеденного перерыва;
– кофейных пауз или перекуров;
– иных дел, если они есть в течение рабочего дня.
Но не стоит бежать в магазин за ежедневником, в который вы будете записывать свой рабочий график на следующий день. В XXI веке есть более простые, эффективные и качественные решения – электронные планировщики задач. С их помощью легко планировать и работу, и личные дела.
Ошибка №2. Не следует недооценивать наличие организационных проблем
Достаточно часто человек, не успев сделать то или это, перекладывает ответственность на кого-то или что-то. Отвлек коллега, просто так получилось, начальник виноват. А когда не выполнение собственного плана становится постоянным, человек просто с этим смиряется, думая, что это его особенность. Не каждый может сказать себе, что он не справился, потому что где-то и в чем-то ошибся. Но если вы найдете в себе смелость это признать, у вас будет шанс на изменение ситуации в лучшую сторону.
Ошибка №3. Недооценка сложности стоящих перед вами задач
Есть у вас какая-то задача, вы выделили на нее 2 часа. Но на самом деле, чтобы ее решить, требуется 3 часа. Такие ситуации исчезнут из вашей жизни по мере накопления опыта. Но если вы замечаете, что на разные дела времени в итоге потребовалось больше, чем вы запланировали, то следует в дальнейшем это учитывать при планировании рабочего дня. Ведь лучше, если вы выделите 3 часа, а сделаете за 2, чем наоборот.
Ошибка №4. Постоянное стремление к перфекционизму
Вот как ту не вспомнить уместный анекдот о том, что тяжело быть перфекционистом, так как дома или идеальный порядок, или капитальный бардак. Стремление к перфекционизму свойственно многим. Но давайте будем объективными, чтобы достигать идеала, нужно как минимум знать, как он выглядит. Вы можете сидеть над определенной задачей, просчитать в уме десять решений, прийти к выводу, что ни одно не есть идеальным, а там глядишь – и рабочий день закончился. Не надо так. Просто начните делать задачу. И вы увидите, что качественное решение само появится в процессе.
Ошибка №5. Отсутствие перерывов во время рабочего процесса
Люди, которые считают, что они сделают больше, если не пойдут на обед или откажут себе в чашечке кофе, не редкость. Но все они ошибаются. Непродолжительный отдых в течение рабочего дня необходим. Ведь он позволяет восстановить силы. В то время как при его отсутствии, остаток сил расходуется быстрее. И сразу хотим заметить, что ссылаться на известных трудоголиков – не самая лучшая идея. Как минимум потому, что вы не имеете возможности проверить все, что говорится ими в интервью.
Ошибка №6. Добавление в планы промежуточных дел
При планировании рабочего дня стоит добавлять в перечень лишь те дела, которые приводят к достижению определенных целей. То есть, такие дела как «сесть в автобус в 8.35» должны отсутствовать как факт. Хотя бы потому, что их выполнение не зависит целиком и полностью от вас. И вы никак не сможете повлияют на ситуацию, если автобус придет не по графику. И еще, не надо путать то, о чем мы говорили, описывая первую ошибку. Учитывать время на кофе, обед или проезд и добавлять эти задачи в свой планировщик – это совершенно разные вещи. Первое – надо делать, а второе – нет.
Ошибка №7. Планирование большего количества задач, нежели можно успеть
«Если не успею, то завтра сделаю». Посещают вас такие мысли? Если да, то так не годится. Как минимум потому, что во время сегодняшнего дня могут появиться другие цели и задачи, которые потребуется сделать завтра и только завтра. И что вы тогда будете делать, если не успеете? Перенесете то, что не успели, куда-нибудь «на потом»? Оставите в графике, чтобы снова, с большой долей вероятности, не успеть? У вас так может накопиться большое количество задач, решения которых будут ждать коллеги, партнеры, начальство.
Ошибка №8. Пренебрежение работой в команде
Некоторые люди, планируя свой рабочий день, совершенно не учитывают тот факт, что некоторые задачи являются командными. В лучшем случае человек тратит больше времени. Не в самом лучшем случае – намного больше времени. В худшем – заваливает задачу. Например, вы – программист. И читая ТЗ заказчика видите, что там есть задача и для дизайнера. Отдайте ее дизайнеру! Не надо браться за нее ни при каких условиях.
Ошибка №9. Неправильная постановка приоритетов
Она может привести к тому, что вы изо дня в день будете выполнять сплошную рутину, от которой лично вам ни смысла, ни пользы в виде интересных знакомств, достижений конкретных целей, карьерного роста. Вот на такие группы следует делить задачи, отдавая предпочтение важным делам, но при этом несрочным.
Ошибка №10. Отсутствие в планах времени на внезапные дела
Ничего нельзя спланировать идеально. Вы можете составить идеальный, как с вашей точки зрения, распорядок, но какой в этом смысл, если в течение дня появится задача, которая потребует решения прямо сейчас, просто сию минуту, которая будет срочная и важная. На такие задачи нужно оставлять определенный временной промежуток. И, да, не стоит путать это с ошибкой №3. Запас времени, выделенный на каждую задачу, это не то же самое, что запас времени на внезапные задачи, которые вы не планировали. Ведь не исключено, что на выполнение запланированных задач вы потратите все время, включая резервное.
Ошибка №11. Отрицание того, что планирование дня – важно
Если вы дочитали до этого момента, не увидели своих ошибок ни в одной из десяти перечисленных выше, но недовольны своим распорядком, это, с большой долей вероятности, свидетельствует лишь об одном. У вас просто нет никакого распорядка. А, может быть, вы даже считаете, что он не нужен. Это очень плачевно скажется на вашей работе! Попробуйте все-таки планировать свой день, а начав планировать свои дела, не будете допускать ошибок, перечисленных выше. Ведь вы о них уже знаете.
