Корпоративная единая база знаний – это такое цифровое пространство компании, предназначенное для того, чтобы собирать, хранить и использовать различную информацию и опыт от всех работников. В ней отражены все данные, которые могут быть нужны для выполнения задач и оптимизации труда.
База знаний (сокращенно БЗ) – довольно нужный инструмент для повышения профессионального уровня работников и эффективности при выполнении своих обязанностей. Она устроена так, что корпоративные сервисы могут посещать только работники данной компании. Это и отличает БЗ от других каких-то ресурсов, которые доступны каждому. Если корпоративный сайт можно использовать для всех, в том числе и клиентов, то вот базу знаний обычно делают строго конфиденциальной.
Что обязательно должно быть в базе знаний
База знаний обычно должна обязательно содержать в своем составе:
-
Информацию о самой компании.
-
Описание и инструкцию использования БЗ.
-
Различные рекламно-информационные материалы.
-
Различные внутренние документы.
-
Проекты и разработки компании, кейсы.
-
Юридические сведения и документы о компании.
-
Документы, которые понадобятся для клиентов.
Надежный и конфиденциальный доступ сотрудников к корпоративной базе знаний является одним из важнейших компонентов стратегии обучения в компании.
Возможности и преимущества
Благодаря формированию базы знаний, компания сразу же может получить ряд плюсов:
-
развитие общения между сотрудниками.
-
минимизирование ошибок персонала.
-
повышение качества обслуживания;
-
организация надежной защиты данных.
Для освещения внутренних событий в компании также можно с успехом использовать созданную внутрикорпоративную базу.
Основополагающие требования к базе знаний
Для того, чтобы обеспечить эффективность хранения и применения данных в компании, корпоративная база знаний (платформа, на которой ее планируется разместить) должна обладать следующими характеристиками:
-
обеспечивать безопасную и стабильную работу;
-
эффективно защищать всю внутреннюю информацию;
-
формировать и постоянно обновлять свою структуру.
В корпоративной базе знаний содержатся материалы всех сотрудников – HR до обычных специалистов, до руководителей.
Описание этапов внедрения базы знаний
Итак, ниже мы представим грамотный список действий, необходимый для создания корпоративной платформы в компании:
-
Разработка стратегии формирования.
-
Создание команды для создания и пополнения БЗ.
-
Разработка плана внедрения БЗ в работу компанию.
-
Построение и разработка необходимого контента.
-
Сбор всей информации в единую базу знаний.
-
Порядок распределения ролей в БЗ.
-
Внедрение БЗ и приглашение сотрудников для ознакомления с БЗ.
Так как информация даже в самых полных БЗ постоянно устаревает, то необходимо планировать не только ее пополнение, но и регулярное обновление. Необходимо периодически изучать все материалы, что-то добавлять, а ненужное удалять.
Полезные функции
Приведем ниже базовые сервисы и функции, которые обязаны присутствовать в БЗ любой компании:
-
Прикрепление файлов – особенно будет полезна функция массовой загрузки и добавления.
-
Кнопки управления БЗ. Интерфейс должен быть прост и понятен для всех.
-
Творческий подход к созданию. В интерфейс можно включать не только публикации, но и различные опросы и онлайн-редактирование файлов, совместную работу в них.
-
Опция грамотного поиска информации. Для любой БЗ данная опция нужна. Удобство может быть обеспечено не только поиском по тексту, но и поиском изображений, а также поиска по типу загружаемых файлов.
-
Удобная интеграция с различными сервисами. В работе очень часто случается так, что в БЗ требуется интегрировать любые инструменты и системы.
-
Расширенная сфера деятельности БЗ. Это довольно полезная опция, предназначена для контроля вовлеченности в нее сотрудников.
-
Сохранность и обеспечение конфиденциальности данных БЗ.
БЗ предоставляет возможность увеличить поддержку своих сотрудников, а также повысить уровень сервиса для сопровождения клиентов без увеличения штата. Вместе с тем для успешной реализации базы знаний в компании важна правильная мотивация работников.
