Система обязательной маркировки уже несколько лет действует в России, но многие предприниматели до сих пор испытывают трудности с внедрением. Особенно это касается владельцев небольших магазинов и точек, которые раньше просто продавали товар без лишней бюрократии. Сейчас ситуация изменилась – государство хочет контролировать путь каждой единицы продукции от производителя до покупателя. Звучит сложно, но на практике всё реально освоить за пару недель.
Если честно, многие предприниматели сталкиваются с одной и той же проблемой – непонятно, с чего начать и как правильно организовать весь процесс. Можно потратить кучу времени на изучение нормативных документов, разбираться с техническими нюансами и закупать оборудование. А можно обратиться к специалистам, которые возьмут всё на себя. Например, компания MarkGuru предлагает услугу маркировки под ключ – от регистрации в системе до настройки оборудования и обучения персонала. Это особенно удобно, если у вас нет времени вникать во все детали или просто хочется избежать типичных ошибок новичков.
Какие товары попадают под обязательную маркировку и что грозит за отсутствие кодов
Начнём с главного – не все товары нужно маркировать, но список категорий постоянно расширяется. На данный момент под обязательную идентификацию попадают лекарства, обувь, одежда, табачная продукция, парфюмерия и фототехника. Если вы работаете с этими группами, игнорировать требования не получится. Причём маркировка нужна не только производителям – импортёры и продавцы тоже обязаны следить за наличием кодов на каждой единице товара.
Многие думают, что если магазин маленький, то можно как-то пролететь мимо проверок. На самом деле система работает автоматически – при продаже через кассу данные о коде Data Matrix уходят в базу. Если код отсутствует или уже был использован, система это зафиксирует. Штрафы при этом довольно ощутимые: для ИП от 5 до 10 тысяч рублей, для юрлиц – от 50 до 300 тысяч. При повторном нарушении суммы удваиваются, а в особо запущенных случаях могут приостановить деятельность на срок до 90 суток.
Отдельная история – это маркировка одежды и обуви. Эти категории массовые, и ошибки здесь встречаются чаще всего. Каждая футболка, пара кроссовок или зимняя куртка должны иметь свой уникальный код. Если торгуете текстилем, обязательно изучите требования к маркировке одежды – там есть нюансы по нанесению этикеток и считыванию информации. С обувью похожая история, но требования ещё строже из-за разнообразия материалов и форм упаковки. Подробности про маркировку обуви помогут избежать проблем при первой поставке.
Кстати, есть ещё один момент – остатки немаркированного товара. Если у вас на складе лежит продукция без кодов, её нельзя просто так продать. Нужно либо вернуть поставщику, либо самостоятельно промаркировать через систему. Второй вариант возможен не всегда, зависит от категории товара и вашего статуса в цепочке поставок. В общем, лучше разобраться с этим заранее, чтобы потом не получить неприятный сюрприз от налоговой.
Регистрация в системе «Честный ЗНАК» и подключение оборудования для печати
Первый шаг – регистрация в государственной информационной системе маркировки. Официальное название – оператор ЦРПТ, но все называют её просто «Честный ЗНАК». Зайти туда можно через сайт честныйзнак.рф, для входа понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись. Без неё никак – система не пустит. Если подписи нет, придётся сначала получить её в одном из аккредитованных удостоверяющих центров. Обычно это занимает несколько дней, плюс стоит от 3 до 5 тысяч рублей в год.
После входа в личный кабинет нужно заполнить данные о компании и выбрать товарные группы, с которыми работаете. Здесь важно не ошибиться – от этого зависит, какие коды вам будут доступны и какие отчёты придётся сдавать. Система предложит подписать несколько соглашений – их нужно внимательно прочитать, потому что там прописаны ваши обязательства. Например, сроки передачи данных о движении товара или порядок действий при технических сбоях.
Следующий этап – техническая часть. Понадобится специальное оборудование для считывания и печати кодов Data Matrix. Минимальный набор: 2D-сканер и принтер этикеток. Обычные сканеры штрих-кодов тут не подойдут – они не умеют читать двумерные коды. Хороший 2D-сканер стоит от 8 до 15 тысяч, принтер этикеток – примерно столько же. Если бюджет ограничен, можно найти б/у варианты, главное – проверить работоспособность перед покупкой.
Ещё один важный момент – касса должна уметь работать с маркировкой. Не все старые модели поддерживают передачу данных о кодах Data Matrix в ОФД. Если ваша касса выпущена до 2019 года, скорее всего, потребуется обновление прошивки или даже замена аппарата. Это дополнительные расходы, но без этого торговать маркированными товарами нельзя. Проверить совместимость можно на сайте производителя кассы – там обычно есть список поддерживаемых функций для каждой модели.
Заказ и нанесение кодов Data Matrix: технические требования и частые ошибки
Когда всё настроено, пора заказывать сами коды маркировки. В личном кабинете «Честный ЗНАК» есть раздел для формирования заказа – нужно указать количество кодов, товарную группу и некоторые характеристики продукции. Система генерирует уникальные коды в течение нескольких минут, после чего их можно скачать в виде файла. Важно: коды платные, их стоимость зависит от категории товара. Для одежды это примерно 50 копеек за штуку, для лекарств – чуть дороже.
Теперь самое интересное – нанесение кодов на товар. Здесь начинаются основные проблемы, потому что код Data Matrix должен соответствовать строгим техническим требованиям. Размер, контрастность, качество печати – всё это регламентировано. Если код плохо читается сканером, товар не пройдёт через систему, и вы не сможете его продать. Рекомендуемый размер – не менее 20×20 мм, печать должна быть чёткой, без размытий и пропусков модулей.
Типичная ошибка новичков – использование обычных термоэтикеток для долгосрочного хранения. Такие этикетки выцветают через несколько месяцев, особенно при воздействии света или тепла. Для товаров с длительным сроком годности лучше использовать термотрансферную печать – она дороже, но этикетка сохраняется годами. Ещё один момент – этикетку нужно клеить так, чтобы её нельзя было переклеить без видимых повреждений. Это защита от мошенничества, когда коды переносят с одного товара на другой.
Частые проблемы:
- Код считывается с третьего-четвёртого раза – обычно это из-за низкого качества печати или неправильных настроек принтера
- Этикетка отклеивается при хранении – выбран неподходящий клеевой слой для материала упаковки
- Коды дублируются – ошибка при загрузке файла с кодами, нужно проверять уникальность перед печатью
- Сканер вообще не видит код – либо повреждена часть модулей, либо контрастность недостаточная
Перед массовым нанесением обязательно сделайте тестовую партию. Напечатайте десяток этикеток и проверьте их сканером в разных условиях – при ярком свете, под углом, с небольшого расстояния. Если всё считывается с первого раза, можно продолжать. Если нет – ищите причину: настройки принтера, качество этикеток или сам сканер глючит. Потому что потом, когда товар уже на складе, исправлять ошибки будет намного сложнее и дороже.
Передача данных в систему прослеживаемости и работа с остатками
После того как товар промаркирован, нужно ввести его в оборот. Это означает, что информация о кодах должна попасть в систему «Честный ЗНАК». Если вы производитель или импортёр, это делается через специальный документ – уведомление о вводе в оборот. Для розничных продавцов процесс проще – достаточно принять товар от поставщика с актом приёма-передачи, где указаны все коды Data Matrix.
Здесь важно понимать одну вещь: каждое движение товара фиксируется. Получили партию – нужно отсканировать все коды и подтвердить приёмку в системе. Продали единицу – касса автоматически отправит данные о выводе кода из оборота. Вернули бракованный товар поставщику – снова нужно оформить документ с указанием кодов. Если где-то нарушается цепочка, система это заметит и выставит несоответствие. Разбираться с такими ситуациями потом гораздо сложнее, чем сразу делать всё правильно.
Отдельная тема – инвентаризация остатков. Рано или поздно придётся сверять физическое наличие товара с данными в системе. Если код числится в обороте, но товара на складе нет – это проблема. Или наоборот – товар есть, а код уже выведен из оборота при предыдущей продаже. Такие расхождения обычно возникают из-за ошибок при сканировании на кассе или неправильного оформления возвратов.
Чтобы избежать головной боли, стоит настроить учётную систему так, чтобы она автоматически сверялась с данными ЦРПТ. Многие современные программы складского учёта уже умеют это делать – они запрашивают статус кодов через API и показывают актуальное состояние. Если такой интеграции нет, придётся регулярно делать ручную сверку через личный кабинет. Это занимает время, но зато сразу видно, где возникли проблемы.
Ещё один важный момент – срок хранения документов. Все акты приёма-передачи, уведомления о вводе в оборот и кассовые чеки с маркированными товарами нужно сохранять минимум три года. При проверке налоговая может запросить любой документ за этот период. Если его не будет – штраф, даже если сам товар был промаркирован правильно. Так что лучше сразу организовать нормальный архив, чтобы потом не искать бумажки по всему офису.
