При работе с самозанятыми многие компании фокусируются на договоре и акте. Это правильно, но есть один нюанс, который часто упускают из виду. Существует документ, без которого даже идеально составленный договор и подписанный акт превращаются в бесполезную бумагу в глазах налоговой. И этот документ — чек.
Именно чек от самозанятого является тем самым «золотым ключиком», который открывает дверь к легальному учету расходов и защищает бизнес от многомиллионных доначислений. Давайте разберемся, в чем его суперсила и как превратить его мучительный ручной сбор в автоматизированный процесс.
Юридическая сила чека: почему он важнее всего?
Договор ГПХ доказывает, что у вас с исполнителем были гражданско-правовые, а не трудовые отношения. Акт выполненных работ подтверждает, что вы приняли конкретный результат. Но ни один из этих документов не доказывает налоговой инспекции самого главного — того, что в момент выплаты ваш исполнитель действительно имел статус плательщика НПД.
Чек, сформированный в приложении «Мой налог», — это единственный документ, который юридически подтверждает этот факт.
Что происходит, если у вас нет чека?
-
Вы не можете учесть расходы. При расчете налога на прибыль или УСН вы не сможете списать сумму, выплаченную исполнителю. Простыми словами, вы заплатите больше налогов.
-
Вы автоматически становитесь налоговым агентом. Для ФНС выплата без чека — это выплата обычному физлицу. Это означает, что вы были обязаны удержать и уплатить с этой суммы НДФЛ (13%) и страховые взносы (~30%).
Пример: Вы заплатили самозанятому 100 000 рублей, но не получили чек. При проверке налоговая может потребовать от вас доплатить в бюджет около 43 000 рублей налогов и взносов, плюс штрафы и пени. А теперь умножьте эту сумму на количество ваших исполнителей и выплат за год.
Ужас ручного сбора: «А пришлите, пожалуйста, чек…»
Когда в компании 5-10 фрилансеров, бухгалтер еще может вручную написать каждому, проконтролировать получение чека, проверить его на ошибки (правильно ли указан ИНН вашей компании, наименование услуги) и сохранить в нужную папку.
А если у вас 50, 100 или 200 внештатников? Этот процесс превращается в операционный ад:
-
Бесконечные напоминания: фрилансеры забывают, присылают позже, теряют чеки.
-
Хаос в коммуникациях: чеки прилетают в почту, в Telegram, в WhatsApp. Найти нужный через полгода — невыполнимая задача.
-
Риск ошибок: бухгалтер физически не может проверить каждый из сотен чеков на корректность.
-
Огромные временные затраты: десятки часов рабочего времени квалифицированного специалиста уходят на простую, но критически важную рутину.
Решение — полная автоматизация
Единственный способ гарантировать порядок и безопасность — это исключить человеческий фактор. Именно для этого и созданы платформы, которые автоматизируют выплаты фрилансерам.
Как это работает в «Наймикс»:
-
Автоматический запрос: сразу после того, как вы проводите выплату через платформу, система автоматически отправляет исполнителю запрос на принятие акта.
-
Получение: платформа самостоятельно формирует чек. Все данные в документе указаны корректно.
-
Надежное хранение: все чеки автоматически прикрепляются к соответствующей платежной операции в вашем личном кабинете. У вас формируется единый, защищенный архив, готовый к любой проверке ФНС.
В работе с самозанятыми чек — это не формальность, а ваш главный финансовый и юридический щит. Полагаться на ручной сбор чеков в современных реалиях — значит добровольно подставлять свой бизнес под удар. Автоматизация этого процесса через специализированную платформу — это не роскошь, а базовый элемент системы безопасности, который экономит время, деньги и, самое главное, нервы вашей бухгалтерии.
