Кадровые документы играют ключевую роль в управлении персоналом и обеспечении правовых обязательств компании.
Правильное хранение этих документов не только помогает избежать юридических проблем, но и способствует эффективному управлению кадровыми ресурсами. Поэтому если интересует какие сроки хранения документов в организации нужно соблюдать, важно внимательно разобраться в этом вопросе.
Основные сроки хранения кадровых документов
Сроки хранения кадровых документов регулируются различными законодательными актами, включая Трудовой кодекс Российской Федерации и другие нормативные документы. Вот основные категории кадровых документов и соответствующие сроки их хранения:
1. Личные дела работников:
• Хранятся в течение 75 лет после увольнения работника.
2. Трудовые книжки:
• Хранятся в течение 75 лет после последней записи.
3. Приказы по личному составу:
• Хранятся в течение 5 лет.
4. Документы, связанные с расчетом заработной платы:
• Хранятся в течение 5 лет.
5. Справки о доходах, налоговые документы:
• Хранятся в течение 4 лет.
6. Отчеты по трудовой деятельности:
• Хранятся в течение 5 лет.
7. Документы по охране труда:
• Хранятся в течение 45 лет.
Как соблюдать сроки хранения кадровых документов
Соблюдение сроков хранения кадровых документов требует системного подхода и организации. Вот несколько рекомендаций:
1. Создание системы учета
Разработайте систему учета кадровых документов, которая позволит отслеживать их сроки хранения. Это может быть как электронная система, так и бумажный журнал, где фиксируются даты создания и окончания срока хранения каждого документа.
2. Регулярные проверки
Проводите регулярные проверки документов, чтобы убедиться, что все документы хранятся в соответствии с установленными сроками. Это поможет избежать накопления устаревших документов и снизит риск юридических проблем.
3. Обучение сотрудников
Обучите сотрудников, ответственных за кадровую документацию, правилам хранения и обращения с документами. Это поможет минимизировать ошибки и повысить общую эффективность работы с кадровыми документами.
4. Уничтожение устаревших документов
Организуйте процесс безопасного уничтожения документов, срок хранения которых истек. Убедитесь, что уничтожение происходит в соответствии с законодательством, чтобы избежать утечки конфиденциальной информации.
Подведем итог. Соблюдение сроков хранения кадровых документов — важная задача для любой компании. Правильная организация и учет документов помогут избежать юридических проблем и улучшить управление персоналом.
